Checkliste Event: So haben Sie mit Spezialveranstaltungen Erfolg

Festivals und Open Airs ziehen im Sommer Massen von Menschen an, immer mehr Veranstalter tummeln sich auf diesem Markt. Auch Sie sollten in Ihrem Gastroobjekt auf Events nicht verzichten - diese können gerade in Zeiten sinnvoll sein, in denen Ihre Gästezahlen vielleicht traditionell rückläufig sind. Umfragen haben zudem bestätigt, dass gerade junge Menschen gerne eventorientiert ausgehen.

Schon mit überschaubaren Investitionen lassen sich Events organisieren, häufig finden sich bereitwillig Partner zur Unterstützung. Das kann der Spirituosenhersteller für die Cocktailparty sein, der Weingärtner für den Abend mit ausgewählten Tropfen und einem Menü oder der Getränkehändler für die Bierverkostung. Halloween, St. Patricks Day, Spargel- oder Kürbiszeit, bayerische und schwäbische Wochen - der Phantasie sind bei der Planung keine Grenzen gesetzt. Mit einer professionellen Herangehensweise können Sie Ihr Event weitgehend risikolos gestalten. Einige grundsätzliche Dinge sollten Sie im Vorfeld immer bedenken:

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  • Legen Sie das Datum des Events frühzeitig fest und prüfen Sie, ob es mit anderen Events kollidiert, etwa Großveranstaltungen in der Nähe oder wichtigen Fußballspielen im TV. Auf Schulferien müssen Sie keine übertriebene Rücksicht nehmen, so viele Leute fahren nicht gleichzeitig weg, die anderen freuen sich, wenn jetzt etwas los ist.
  • Überlegen Sie, welche Zielgruppe Sie mit Ihrem Event ansprechen wollen.
  • Legen Sie einen "roten Faden" für das Event fest. Daran sollte sich alles orientieren: die Deko, die Musik, die Speisekarte, die Getränke, gegebenenfalls der Dresscode für die Gäste.
  • Kümmern Sie sich frühzeitig um die musikalische Unterhaltung, gute Bands sind häufig lange im Voraus ausgebucht.
  • Überlegen Sie, ob Sie mit dem verfügbaren Personal und den räumlichen Kapazitäten das Event bewältigen können.
  • Überlegen Sie, ob Sie eine Eventagentur zur Unterstützung benötigen.
  • Stellen Sie sehr frühzeitig ein PR-Konzept auf, planen Sie detailliert, welche Medien Sie mit welchem Material versorgen wollen.